Le budget prévisionnel est essentiel pour réussir son événement. Il permet d’éviter les mauvaises surprises au moment de régler la facture. Que ce soit pour un événement culturel ou d’entreprise, se plonger dans les chiffres est inévitable pour être couronné de succès. Cependant, cela demande beaucoup de rigueur et de méthodologie. Voici nos conseils pour définir un budget prévisionnel cohérent et réaliste :

Désigner un responsable du budget prévisionnel

Il est possible que plusieurs interlocuteurs interagissent dans la construction du budget prévisionnel. C’est pourquoi il est intéressant de désigner un responsable du budget. En effet, cela permet de centraliser cette tâche et de la rendre plus efficace et rapide.

Définir des objectifs cohérents

Tout d’abord, il est primordial de fixer des objectifs en amont de l’organisation. C’est à partir de ces objectifs que découleront les éléments de l’événement. Il faut donc être clair sur les cibles, le message et l’expérience proposée aux visiteurs. En effet, vous ne déploierez pas les mêmes moyens pour une convention d’une centaine d’invités que pour une soirée privée. Aussi, définir vos objectifs est essentiel pour la bonne conduite de votre stratégie de communication événementielle.

Construire le budget prévisionnel

Passons désormais aux choses sérieuses : le budget prévisionnel. Au-delà d’être un outil prévisionnel, le budget permet de prendre des décisions. C’est aussi un gage de crédibilité, à condition qu’il soit bien construit. Pour plus de cohérence, aidez-vous de votre rétroplanning. Dans ce document sont listés tous les éléments alloués à votre événement. Vous n’aurez donc plus qu’à les chiffrer pour obtenir un budget prévisionnel réaliste. Si vous ne disposez pas de rétroplanning, alors listez tous vos postes de dépenses. Prenez du temps pour réfléchir à ce dont vous avez besoin afin de n’omettre aucun détail.

Les composantes principales du budget prévisionnel sont : les frais d’hébergement, les frais de restauration, les coûts de l’animation, les dépenses matérielles et techniques, la communication, les frais de personnel, les dépenses en logistique … Vous pouvez regrouper ces dépenses en deux catégories :

  • Les dépenses fixes : Ce sont les dépenses qui ne dépendent pas du nombre de participants. Par exemple, les frais de location et d’équipement.
  • Les dépenses variables : Dans ce cas, le nombre de participants fait varier les coûts. Par exemple, les frais de repas et ceux liés aux activités.

Cette liste est non-exhaustive et doit s’adapter au type d’événement organisé. Le budget prévisionnel est personnel et totalement personnalisable. Il n’est pas non plus figé. Vous pouvez revenir dessus au fur et à mesure que des éléments se rajoutent à votre organisation. Il existe d’ailleurs de nombreux exemples d’événements réussis qui pourront coller à votre budget.

Anticiper les imprévus

Enfin, le meilleur conseil qu’on puisse vous donner, c’est d’anticiper les problèmes de dernière minute. Chaque organisateur est confronté à ces désagréments. Ce n’est pas une fin en soi mais il faut savoir rebondir lorsque ça arrive.

Que ce soit des invités surprises, une mauvaise météo ou un problème technique, vous devez être paré à toute éventualité. Le moyen le plus efficace pour se prémunir de ces risques c’est de les anticiper. Ainsi, prévoyez un excédent dans votre budget réservé aux imprévus. En général, il est recommandé de mettre 15 % du budget total de côté.

Une fois votre budget rédigé, faites le relire et valider par vos collègues. A cette étape, il est encore possible de le modifier. Ne négligez donc pas ce processus qui peut être bénéfique en cas d’erreur.