Depuis quelques années, de nombreux particuliers et associations se lancent dans l’organisation d’un événement culturel. Cette aventure attire de plus en plus, mais bien souvent les organisateurs ne savent pas par où commencer. Si vous aussi vous souhaitez tenter l’expérience, il faut adopter les bonnes pratiques pour exceller dans son événement culturel.

Événement culturel : Définir les objectifs du projet

Avant de vous lancer dans les préparatifs de votre événement, il faut définir vos objectifs. La première chose à faire pour réussir, c’est de se fixer des objectifs à atteindre. Il faut voir loin et se challenger pour espérer un résultat à la hauteur de vos attentes. Ainsi, mettez en place une stratégie de communication événementielle imparable. Pour cela, utilisez la méthode Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous y verrez certainement plus clair. Grâce à ces réponses, vous pourrez définir votre public cible et ainsi adapter votre événement à celui-ci. Aussi, renseignez-vous sur ce qui a déjà été fait par vos concurrents. Inutile de copier sur les autres, sachez rendre votre événement culturel unique pour attirer le plus de monde.

rendre unique pour attirer le plus de monde.

Former une équipe

Une fois vos objectifs définis, il est temps de former votre équipe. Cherchez des professionnels compétents qui vous aideront à réaliser votre projet. Une fois votre équipe au complet, répartissez les tâches entre vous. Faites des pôles pour l’administration, la communication, la programmation et ainsi de suite. Si vous manquez de personnel, vous pouvez faire appel à des bénévoles. Cette pratique est très utilisée pour un événement culturel et peut vous apporter beaucoup.

Planifier le projet

Maintenant, passons aux choses sérieuses. Il faut planifier votre projet. Pour optimiser cette opération, nous vous conseillons de créer un feuille de route. Cela vous permettra d’y voir plus clair quant aux tâches à accomplir jusqu’au jour-j. Si vous n’avez jamais réalisé de feuille de route, plusieurs modèles sont disponibles en ligne pour vous aider. Pensez à fixer une date limite pour l’exécution de chaque action.

Prévoir le budget

Une fois votre projet planifié, vous devez prévoir votre budget pour votre événement culturel. Cette étape ne doit pas être prise à la légère puisque c’est en fonction du budget que vos actions découleront. Établissez donc un budget prévisionnel avec tous les coûts individuels qui vous incombent. Il a pour but de contrôler les recettes et dépenses liées à votre événement. Ainsi, vous éviterez les dépenses superflues et les catastrophes de dernière minute.

Si vous avez du mal à boucler votre budget, il existe des alternatives très intéressantes. En effet, vous pouvez faire appel au sponsoring ou au mécénat. Dans le domaine culturel, il n’est pas rare de contacter des entreprises pour vous aider à réaliser votre projet. Pour effectuer ces demandes, vous devez faire un dossier de présentation qui donnera envie aux organisations de rejoindre l’aventure.

Déterminer la programmation

Passons maintenant au point culminant de votre projet : la programmation. Pour cette étape, privilégiez d’abord les artistes que vous souhaitez programmer à tout prix. Contactez les tourneurs qui ont un catalogue d’artistes intéressant et négociez leur présence à votre événement. Passez ensuite aux artistes moins connus mais qui seront plus accessibles et moins onéreux. Aussi, faites un appel à projet. Vous trouverez peut-être des pépites auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Communiquer sur son événement

Pour attirer du monde sur votre événement, il faut communiquer ! Faites donc un plan de communication pour structurer vos actions. Il constitue le cadre de référence pour toute la communication de votre projet.

Une fois votre plan de communication bien établi, contactez les médias. C’est un très bon moyen d’obtenir de la publicité gratuite, profitez-en. Envoyez des communiqués de presse 8 à 15 jours avant le lancement de votre projet et organisez une conférence de presse pour expliquer votre concept. Aussi, pensez aux partenariats avec les médias. C’est un bon compromis pour obtenir de la visibilité. Bien-sûr, exploitez les réseaux sociaux au maximum. Là encore c’est une belle opportunité d’être visible à moindre coût.

Vous devrez aussi communiquer le jour-j sur le lieu de l’événement. Indiquer votre présence avec des drapeaux publicitaires est un excellent moyen d’attirer l’attention. Privilégiez les oriflammes et les beach flags qui sont plus appropriés aux événements culturels. Cet outil très efficace renforcera à coup sûr votre visibilité.

Faire le bilan

Après les festivités, c’est l’heure du bilan. Ne partez pas sans avoir mesurer l’impact de votre événement. Surtout si vous souhaitez réitérer l’expérience. En effet, cela vous permettra de voir et de comprendre vos erreurs pour vous améliorer. C’est aussi le moment de vérifier que vous avez atteint vos objectifs. Si ce n’est pas le cas, identifiez vos erreurs et faites mieux la prochaine fois. Enfin, remerciez votre équipe ainsi que les artistes. Ils vous ont fait confiance et se sont jetés à l’eau avec vous. Faites un geste pour leur montrer votre reconnaissance.

Vous êtes maintenant prêt à organiser votre propre événement culturel. Toutefois, si vous manquez d’inspiration, vous retrouverez quelques exemples d’événements réussis en ligne.