A l’ère des datas et des budgets serrés, il devient indispensable de mesurer l’impact de l’événement. Ne pas évaluer cet impact fait parti des erreurs à éviter dans l’organisation d’un événement. En effet, ces indicateurs vous permettent d’identifier les points à améliorer lors de la planification des prochaines éditions. Pour mesurer l’efficacité de votre événement, il convient de mettre en place des outils d’évaluation. Comment s’y prendre pour calculer l’impact de l’événement ? Voici nos conseils.
Impact de l’événement : Définir les objectifs au préalable
Tout d’abord, il est nécessaire de définir des objectifs clairs pour l’organisation de votre événement. Trop peu d’organisations prennent le temps de le faire, pourtant c’est essentiel pour mesurer l’impact de l’événement. En effet, les critères d’évaluation dépendent de vos objectifs. Cela dépend aussi du type d’événement organisé : événement d’entreprise, culturel, sportif … En fonction de ces données, les critères peuvent être multiples : fréquentation, investissement des participants, rayonnement … C’est à vous de déterminer en fonction de quels critères vous évaluerez l’impact de l’événement.
Impact de l’événement : mesure grâce aux indicateurs de performance
Afin d’évaluer l’impact de l’événement, il est essentiel de connaître certains indicateurs clés de performance. Ces indicateurs sont indispensables au suivi de votre projet et à la réussite de votre stratégie de communication événementielle.
Tout d’abord, vous devez prendre en compte les indicateurs de délais. Par exemple, l’écart de délais se calcule de la manière suivante : temps initialement prévu – temps actuellement utilisé. Cet indicateur vous permet de savoir si votre projet est en avance ou en retard.
Ensuite, il y a les indicateurs de coût. Ces indicateurs vous permettent de mesurer si le coût effectif du projet est différent du coût prévu initialement : (coût réel – coût prévisionnel) / coût prévisionnel.
Aussi, vous pouvez prendre en compte les indicateurs d’efficacité. Ils permettent d’obtenir une vue d’ensemble des performances de votre projet. Pour cela, créez un indicateur qui vous donne le pourcentage des tâches réalisées.
Les indicateurs sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont une source importante de données que vous pouvez utiliser pour mesurer l’impact de l’événement. D’ailleurs, il existe de nombreux outils de veille qui vous feront gagner du temps pour cette étape. Si vous avez crée un événement sur Facebook, il peut être intéressant de comparer le nombre de participants potentiels avec le nombre réel. Cet indicateur peut être utile pour évaluer l’efficacité de votre campagne.
Il est important de surveiller le taux de clic. Il indique que votre message est assez clair pour susciter l’intérêt des internautes. Pour suivre cet indicateur, vous pouvez utiliser l’outil Google Analytics. Aussi, surveillez vos mentions. Celles-ci sont très importantes car elles démontrent qu’on parle de vous sur le web. Le pourcentage des mentions désigne votre visibilité sur les réseaux sociaux. Plus celui-ci est élevé, plus vous avez de visibilité sur le web. Avec l’outil Hootsuite Analytics, vous pourrez facilement connaître l’étendue de cette visibilité.
Mesurer l’impact de l’événement, c’est aussi mesurer le taux de conversation sur les réseaux sociaux. Ce taux correspond au ratio des commentaires par publication sur le nombre d’abonnés total. Il détermine la part de votre audience qui participe au contenu que vous publiez. Il permet aussi de voir si votre contenu est assez intéressant pour engager votre public.
Enfin, vous pouvez évaluer le nombre de partages, le nombre de formulaires complétés et autres interactions sur vos réseaux sociaux. Tous les chiffres sont importants à connaître, à condition de savoir les interpréter.
Mesurer la satisfaction des participants
Un événement réussi, c’est un événement qui plaît aux participants. Vous devez donc connaître le sentiment post-événement de vos invités. Pour connaître leur ressenti, vous pouvez envoyer un questionnaire par mail. Intégrez des photos et vidéos de l’événement pour leur rappeler l’univers que vous avez créé. Le questionnaire doit être court et compréhensible.
Cependant, n’attendez pas trop avant de les envoyer au risque de ne pas avoir de réponse. En effet, le meilleur taux de réponse pour ce genre de questionnaire est le jour-j. Une fois les feedbacks récoltés, prenez le temps de les analyser. Vous verrez certainement les points à améliorer mais aussi les points positifs à réitérer.
Une fois que vous avez mesuré l’impact de l’événement, vous pourrez prendre du recul et vous améliorer. C’est un excellent exercice d’analyse qui ne peut être que positif pour votre organisation. Ne partez donc pas les mains dans les poches une fois votre événement terminé. Vous passerez peut être à côté de certaines erreurs qui auraient pu être évitées.
