Lors de l’organisation d’un événement sportif, l’arrivée d’erreurs est vite survenu. Pour les éviter, il faut être rigoureux et organiser. Il est facile d’être impressionné par la masse de travail mais il n’en est plus question grâce à nos conseils ! Voici une petite liste qui vous permettra de réussir votre événement comme un chef. 

1- Organisation d’un événement sportif : Ne pas se positionner 

Toute l’année on observe de nombreux événements sportifs. Il y en a qui se ressemblent et d’autres qui sortent du lot. Ceux qui crées la nouveauté, attirent un plus grand public. Les spectateurs ne veulent pas assister encore et encore au même spectacle.

Pour vous démarquer et voler la vedette, vous allez devoir choisir un positionnement innovant. Celui-ci devra être repris à chaque édition. Soyez créatif, créez de l’inattendu et mélangez par exemple nourriture et sport, environnement et sport, luxe et sport. Il y a encore pleins d’autres exemples comme : 

  • montrer une nouvelle discipline
  • inviter une vedette de se sport 
  • travailler avec une association. 
  • utiliser une nouvelle technologie.

L’innovation peut aussi venir de l’endroit. L’organisation d’un événement sportif peut se faire   dans un musé ou autour d’un château, cela peut vous démarquer. Votre événement doit délivrer un message auquel s’identifiera le public cible.  Attention à ne pas oublier l’aspect sportif. Votre public se déplacera pour l’enjeux de la complétion mais aussi grâce à l’attrait des gains. 

2- Ne pas analyser l’environnement et la concurrence

Ces deux critères ne doivent pas être oubliés ! Connaitre la concurrence et l’environnement dans lequel on évolue, c’est être sûr de pouvoir se démarquer et attirer une plus grande part d’audience.  Savoir comment les autres ont réussi vous permettra aussi de comprendre les mécanismes de gestion de projet.  Ne soyez pas comme le voisin soyez encore mieux. Faites une enquête et servez-vous des études de marché. 

Se renseigner sur l’environnement dans lequel vous organisez votre projet est essentiel. Vous devez connaitre les intérêts des habitants de la région ou de la ville, leurs habitudes et les événements les plus célèbres autour de votre lieu. Pour l’organisation d’un événement sportif, il faut essayez de connaitre les demandes de votre public cible. Qu’ont-ils envie d’expérimenter ?  

Votre objectif est de séduire le public dès la première année pour qu’il revienne aux éditions suivantes. Plus votre événement leur correspond plus ils en parleront autour d’eux. Grâce au bouche à oreille devenez l’événement de l’année. 

3- Ne pas prévoir de budget prévisionnel lors d’une organisation d’un événement sportif

Sans prévision, vous risquer de faire chauffer le porte-monnaie. Définissez un budget maximum à ne pas dépasser. Ce budget va vous permettre de choisir vos prestataires ainsi que de faire des choix de mobilier ou de matériel. Si vous ne voulez pas payer de votre propre poche essayez de le respecter. 

Vous pouvez définir votre budget à partir : 

  • D’experts dans le domaine
  • De devis demandés
  • Des solutions proposées par votre banque 

Vous devez faire des choix intelligents. Posez-vous les bonnes questions. Quel est la valeur apportée de ce service ? Le prix correspond t-il au service vendu ? Quel sera mon retour sur investissement ?  Le prix de vos billets sera décisif dans la prévision de votre budget. 

Il existe aussi des aides. Premièrement renseignez-vous auprès des collectivités. Faite une demande de subvention, elle devra répondre aux exigences demandées. Vous pouvez aussi vous tourner vers le sponsoring. 

4- Ne pas être organiser 

La réussite de votre évènement dépend de votre organisation. Pour ne rien bâcler et ne rien oublier il faut prévoir des étapes et tout mettre par écrit. Utilisez des outils. Nous vous recommandons 6 outils à utiliser pour optimiser son temps et réussir à s’organiser.

Les 6 méthodes efficaces sont : 

  • la méthode du QQOQCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?) Les 6 questions clés permettent de balayer l’ensemble des aspects d’un problème ou d’un besoin.
  • la matrice de SWOT. Présente les Forces et les Faiblesses de l’entreprise ainsi que les Opportunités et les Menaces potentielles. A partir de là, vous pouvez construire votre stratégie en insistant sur les points positifs et en améliorant les points négatifs. 
  • un tableau de répartition: Une fois votre stratégie mise en place utilisez le tableau des taches pour que toute l’équipe soit coordonnée. Pour être efficace, vos collaborateurs ont besoin de savoir avec précision ce qu’ils doivent faire. 
  • Le cahier des charges avec le budget définit, vous avez surement contacté des prestataires. Le cahier des charges, est un document contractuel décrivant ce qui est attendu du maître d’œuvre par le maître d’ouvrage. Pas de mauvaises surprises au rendu car votre prestataire aura suivi les consignes inscrites. Ce cahier permettra aussi aux prestataires de vous proposer des réductions selon l’ampleur de votre évènement. 
  • Un rétro planning. Pour finir, les tâches doivent être inscrites dans le temps pour respecter les délais. Le rétro planning est un calendrier, il vous permettra de visualiser dans le temps la manière dont va s’organiser le projet et les différentes étapes à suivre pour y aboutir. Le retroplanning va vous aider tout particulièrement lorsque vos projets auront une date butoir 

5 – Organisation d’un événement sportif : sous estimer le besoin de communication 

La réussite de votre évènement sportif repose sur le nombre de personne venu le jour J. C’est un fait, si personne n’est au courant de son déroulement alors personne ne viendra. Pour éviter cette catastrophe ne lésinez pas sur la communication. 

Votre communication peut être traditionnelle ou digitale. Votre communication doit suivre votre positionnement et doit être originale pour intriguer et attirer du monde. Il existe de nombreux outils de communication pour événement sportif. 

6 – Changer les choses à la dernière minute. 

Faire des modifications à la dernière minute peut faire échouer l’organisation d’un évènement sportif. Pour les éviter donner à vos prestataires une date butoir à respecter. Respectez vos choix et n’ayez aucun doute. Ces changements vont être ressentis par le public. Celui-ci risque d’être déçu de la qualité de la prestation ou déçus par rapport aux promesses qui auront été faites.

De plus, sans préparation votre équipe risque d’être moins efficace le jour j. 

7 – Ne pas débriefer avec son équipe 

Pour réussir un évènement sportif et réussir la prochaine édition, il est indispensable de faire un débrief dès la fin de l’évènement. Parler de ce qu’il s’est passé, permet de mettre en avant les points positifs qui seront à reprendre et les points négatifs qui sont à corriger. 

Tous les éléments abordés lors de cette réunion, devront être notés pour être utilisés dans le futur. Ils permettront d’organiser l’édition suivante. De plus, vous y retrouverez vos contacts et prestataires. Un gain de temps et d’argent pour tous. 

C’est aussi un moyen de fêter, autour d’un verre par exemple, la réussite de votre évènement sportif. Il est essentiel de remercier tout le monde et de vous réunir une dernière fois. Solidifiez les liens qui ont été créés pour les retrouver l’an prochain.