Une organisation d’événement n’est jamais de tout repos, le réussir encore moins. Il faut savoir qu’un événement s’organise minutieusement et qu’il ne faut pas le prendre à la légère. Si toutefois vous avez entrepris les démarches, il y a quelques erreurs à éviter. Que ce soit pour un événement d’entreprise, sportif ou culturel, la moindre erreur peut vous coûter cher. Voici donc quelques points sur lesquels vous devez être attentif :
Ne pas choisir de thématique pour organisation d’événement
Avant de penser à une organisation d’événement, réfléchissez à sa thématique. Il n’y a rien de pire pour un participant que de se rendre à un événement sans en connaître le bénéfice. Si vous voulez attirer un maximum de participants, faites-leur vivre une expérience unique autour d’une thématique originale. Cette étape est à placer en première ligne de votre stratégie de communication événementielle.
Ne pas faire de rétroplanning
Toute organisation d’événement demande beaucoup de rigueur et d’anticipation. Sans rétroplanning, vous risquez d’être complètement dépassé par les événements. En effet, la réalisation d’un rétroplanning vous permet de savoir où vous en êtes et vers où vous vous dirigez. Cette étape est primordiale même si elle paraît rébarbative à première vue. Le temps que vous pensiez perdre à faire un rétroplanning est en réalité du temps gagné sur l’organisation de votre événement.
Ne pas choisir les bonnes dates pour l’organisation d’événement
Le choix des dates est une étape cruciale dans l’organisation de votre événement. Elles ne doivent absolument pas être choisies au hasard. Pour espérer attirer du monde sur votre événement, vous devez choisir la date la plus appropriée. Tout d’abord, vérifiez le calendrier de vos concurrents pour éviter de vous marcher sur les pieds. Ensuite, fuyez les vacances autant que possible. Vous avez moins de chance de toucher votre cible pendant les vacances estivales, sauf exception.
Ne pas choisir un lieu approprié lors d’une organisation d’événement
Le choix du lieu ne doit pas être pris à la légère non plus. Choisir un lieu insolite et inédit est une très bonne idée, mais ce ne sont pas les seuls critères à prendre en compte. En effet, le lieu de votre événement doit être aussi sympathique que facile d’accès. Si les participants ont des difficultés à s’y rendre ou à se stationner, cela diminue vos chances de réussir votre événement.
Ne pas déléguer certaines tâches à des professionnels
En clair, une organisation d’événement c’est aussi déléguer certaines tâches à des professionnels. Vous avez envie de tout contrôler et d’avoir la main mise sur ce qu’il se passe et c’est compréhensible. Mais il est aussi important de savoir passer la main à des professionnels lorsque c’est nécessaire. Vous ne pourrez pas tout gérer seul.
Vouloir réduire les coûts à tout prix
Déterminez votre budget avant de vouloir réduire les coûts. Organiser un événement low cost n’est jamais une bonne idée. N’oubliez pas que votre événement s’adresse à votre public et pas à vous. Les participants doivent repartir enrichis par cette expérience et celle-ci a un coût non négligeable. Parfois, il vaut mieux privilégier la qualité plutôt que la quantité.
Ne pas anticiper les imprévus
La pire erreur dans l’organisation d’un événement, c’est de ne pas anticiper les imprévus. Beaucoup trop d’événements tombent à l’eau à cause de ce facteur qui n’a pas été pris en compte. Malgré une organisation au top, vous rencontrerez toujours des problèmes de dernière minute. Il faut donc prévoir un plan B pour chaque situation. Le meilleur conseil pour se prémunir de ce risque est de prévoir 15 % de votre budget en surplus.
Ne pas s’attarder sur les détails
Organiser un événement, c’est penser aux moindres détails. Si vous n’êtes pas perfectionniste, il va falloir le devenir. Pour un événement réussi, tous les détails comptent. De son organisation à la décoration, sachez que les participants sont sensibles à ces petites attentions qui font la différence. Ce n’est peut-être pas grand-chose pour vous, mais c’est peut-être ce qui vous démarquera de vos concurrents.
Ne pas communiquer sur son événement
Qui dit événement, dit communication. Personne ne participera si vous n’en parlez pas. Il est donc indispensable de communiquer à ce propos. Que ce soit par l’affichage classique ou bien sur le web, faites autant de bruit que possible. Vous devez être visible pour avoir du monde le jour-j.
Ne pas mesurer l’impact de votre événement
La dernière erreur à éviter est de ne pas mesurer l’impact de votre événement. En effet, il est très important de connaître l’impact de votre événement si vous voulez réitérer l’expérience. C’est un excellent moyen de voir vos erreurs et de ne pas les reproduire.
