Organiser un événement peut sembler amusant au premier abord mais cela demande beaucoup d’implication. Que ce soit pour un événement d’entreprise, culturel, ou bien sportif, votre stratégie de communication événementielle doit être au point. La règle d’or pour réussir : c’est l’organisation et l’anticipation ! Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure ? Voici comment organiser un événement en 9 étapes :

Étape 1 : définir vos objectifs pour organiser un événement

Avant toute chose, il va falloir définir vos objectifs. C’est en fonction de ces objectifs que vous allez prendre des décisions importantes. Ne lésinez pas sur cet aspect car c’est la base de l’organisation événementielle. Pourquoi organiser un événement ? Est-ce pour attirer de nouveaux clients ? Pour accroître sa notoriété ? Ou bien pour marquer votre présence sociale ? Vous devez répondre clairement à ces problématiques avant de vous jeter à l’eau.

Aussi, donnez-vous des objectifs réalistes. Pour cela, aidez-vous de la méthode SMART. Fixez-vous des objectifs spécifiques, mesurables, ambitieux, réalistes et temporels. Avec cette méthode vous mettez toutes les chances de votre côté et verrez vos objectifs se réaliser à coup sûr.

Étape 2 : Définir votre cible

Qui allez-vous inviter pour atteindre vos objectifs ? Ce choix n’est pas à prendre à la légère. La cible découle des objectifs que vous vous serez fixés précédemment. En général, si les objectifs sont clairs, la cible est très simple à identifier.

Ensuite, combien de personnes allez-vous inviter ? C’est une question très pertinente qu’il va falloir se poser rapidement. Ce facteur dépend de la capacité du lieu d’accueil ainsi que de votre budget. Néanmoins, faites une prévision en préférant la qualité de vos invités plutôt que la quantité. Prenez en compte les « No Show ». C’est à dire les personnes qui s’inscrivent mais qui ne participent finalement pas. En moyenne, les « No Show » représentent 30 % du nombre total d’invités.

Étape 3 : déterminer et gérer le budget

Déterminer votre budget est certainement l’une des étapes la plus importante à prendre en compte. Passez-y autant de temps que nécessaire. Plusieurs outils peuvent vous aider à confectionner et gérer votre budget. Le plus basique reste la classique feuille de calcul sur Excel. C’est gratuit et très pratique si vous avez l’habitude d’utiliser cet outil. Vous pouvez aussi utiliser Planning Pod, Smartsheet ou Grenadine. Ce sont de très bons outils de gestion mais ils sont payants. A vous de choisir ce qui vous convient le mieux.

Prévoyez une réserve pour les pépins de dernière minute. En général, il faut prévoir 15 % du budget total pour pallier les imprévus. Aussi, vous pouvez faire appel au sponsoring. Très pratique et actuel, ce procédé vous permettra d’alléger certaines dépenses liées à l’événement.

Étape 4 : Choisir le meilleur moment pour organiser un événement

Pour toucher le plus de monde avec votre événement, il faut choisir le meilleur moment. Pour cela, vérifiez le calendrier de vos concurrents. Il serait dommage de perdre votre audience car votre événement tombe au même moment qu’un autre.

Aussi, évitez les vacances autant que possible. Les vacances de fin d’année, d’été et de Pâques sont les moins propices aux événements. Si possible, évitez également les lundis. C’est le jour de la semaine le plus compliqué pour motiver vos invités. Si vous organisez un événement d’affaires, préférez le mardi, mercredi et jeudi. Le week-end est souvent réservé aux événements festifs.

Étape 5 : Déterminer le lieu de l’événement

Cette étape est importante car le lieu de votre événement reflète le visage de votre projet. C’est pourquoi il faut le choisir avec minutie. En effet, le lieu doit être en adéquation avec le type d’événement que vous organisez.

Examinez toutes les possibilités en comparant les avantages et les inconvénients. Choisissez de préférence un site facile d’accès avec parking à proximité et proche du centre-ville. Vos invités ne doivent pas se poser trop de questions avant de participer. Plus vous leur faciliterez la tâche plus ils se montreront disponibles pour votre événement. Enfin, si vous le pouvez, visitez le site en avance. C’est un très bon moyen d’anticiper les tâches à accomplir sur place le jour-j.

Étape 6 : Prévoir de la restauration pour vos invités

Organiser un événement, c’est aussi penser à la restauration. Cette étape est souvent délaissée ou bâclée par les organisateurs et pourtant très importante pour les invités. Ne faites pas cette erreur et anticipez les besoins de vos invités.

 Tout d’abord, déterminez ce dont vous avez besoin. Petit-déjeuner ? Brunch ? Live cooking ? C’est à définir en fonction du type d’événement et du budget. Ensuite, il faut choisir le bon restaurateur. Testez-en plusieurs et choisissez celui qui saura s’adapter à votre événement. Pour vous aider dans votre choix, demandez une dégustation. Goûter en avance vous assurera que le traiteur correspond à vos attentes. Aussi, pensez aux food-trucks. Très tendances actuellement, les food-trucks font bonne impression lors des événements.

Étape 7 : Communiquer à propos de votre événement

Maintenant que vous savez exactement vers quoi vous diriger, il est temps de promouvoir son événement. Si vous espérez attirer du monde le jour-j il va falloir en parler en aval.

Si vous possédez un site web, habillez-le aux couleurs de l’événement et créez une page spéciale. Annoncez-le sur Facebook en créant un événement. Facebook est un très bon moyen d’attirer du monde à un événement. Pour que cette action soit efficace, mentionnez le lieu, la date et le public attendu. Mettez en avant votre concept dans la partie description avec un texte court mais captivant.

Par ailleurs, prenez le temps de rédiger un communiqué de presse. Cela ne vous coûtera rien et peut vous faire gagner beaucoup de visibilité. Si votre communiqué est retenu par les médias, ils n’hésiteront pas à en parler. Articles de presse, annonces radio, vous avez tout à y gagner. Alors ne perdez pas de temps et partez à la chasse aux médias.

Étape 8 : Assurer le Jour-J

Il ne vous reste plus qu’à assurer le jour de votre événement. Pour éviter la panique, vous pouvez faire une liste de toute les tâches à accomplir durant la journée. Cela vous aidera à y voir plus clair et surtout à ne rien oublier, même les petits détails.

Aussi, mettez-vous d’accord avec vos collaborateurs sur les responsabilités de chacun. Pour éviter le cafouillis, il vaut mieux briefer votre équipe quelques jours avant l’événement. Enfin, installez une signalisation pour guider vos invités. Il ne faut surtout pas qu’ils se sentent perdus à leur arrivée. Par exemple, vous pouvez installer des beach flags sur les points chauds.

Étape 9 : Évaluation post-événement

Dernière étape mais pas des moindres : l’évaluation post-événement. Il est très important de mesurer les retombées de votre événement si vous souhaitez réitérer l’expérience. En effet, grâce à ces données vous pourrez améliorer certains points de votre organisation.

Pour cela, calculez combien de personnes étaient présentes et combien d’inscrits ne sont pas venus. Vérifiez si vous avez tenu votre budget. Si ce n’est pas le cas, prenez le temps de regarder où vous avez fait des erreurs pour ne pas les reproduire. Aussi, demandez à vos invités ce qu’ils ont pensé de votre événement. Votre ressenti n’est pas forcément celui de vos invités. Veillez à connaître leur avis par un formulaire d’évaluation par exemple.

Voilà, vous êtes maintenant prêt à organiser un événement. Pour un événement réussi, ne perdez pas de vue ces étapes qui seront essentielles tout au long de l’opération. Il ne vous reste plus qu’à vous jeter à l’eau.